Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für die Nutzung der Online-Plattform ihe.de der IHE – INNOVATIVE-HYBRID-ELEKTROPLANUNG sowie für alle darüber angebotenen Dienstleistungen im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung.

§ 2 Leistungsbeschreibung

IHE bietet Ingenieurdienstleistungen in den Bereichen Elektroplanung und Gebäudeautomation an. Die konkreten Leistungen werden im jeweiligen Ingenieurvertrag auf Basis der HOAI festgelegt.

§ 3 Kundenportal

Das Kundenportal ermöglicht registrierten Nutzern den Zugriff auf projektbezogene Dokumente, den aktuellen Planungsstand und die Kommunikation mit dem Projektteam. Die Nutzung erfordert eine vorherige Registrierung und Freischaltung durch IHE.

§ 4 Nutzerpflichten

Der Nutzer verpflichtet sich, seine Zugangsdaten gewissenhaft aufzubewahren und nicht an Dritte weiterzugeben. Jede Nutzung unter den Zugangsdaten des Nutzers gilt als von ihm autorisiert.

§ 5 Haftung

IHE haftet für Schäden nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Die Haftung für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten bleibt hiervon unberührt. Im Übrigen gelten die Haftungsregelungen des jeweiligen Ingenieurvertrags.

§ 6 KI-gestützte Funktionen (Übersicht)

Die Plattform bietet KI-gestützte Analyse- und Planungsfunktionen an. Alle KI-generierten Ergebnisse sind als Unterstützung gedacht und ersetzen nicht die fachliche Prüfung durch einen qualifizierten Ingenieur (Human-in-the-Loop-Prinzip gemäß EU AI Act). Konkrete Pflichten des Nutzers regelt § 9.

§ 7 Datenschutz

Es gelten die Bestimmungen unserer Datenschutzerklärung.

§ 8 Capabilities & Plugin-Zugang

Der Funktionsumfang der Plattform ist über ein Capabilities-Modell organisiert. Eine Capability ist eine vom Verantwortlichen erteilte, schriftlich oder elektronisch protokollierte Berechtigung, eine bestimmte Funktion zu nutzen (z.B. tga.recherche, m365.read, users.invite).

(1) Capabilities werden ausschließlich durch Inhaber der Capability users.invite oder superadmin vergeben. Die Erteilung wird im Audit-Log mit Zeitstempel, Capability-Schlüssel und vergebender Person dauerhaft protokolliert (Aufbewahrungsdauer 3 Jahre).

(2) Der Nutzer hat keinen Anspruch auf Vergabe oder Beibehaltung einer Capability. IHE ist berechtigt, einzelne Capabilities aus betrieblichen, sicherheitsrelevanten oder rechtlichen Gründen ohne Vorankündigung zu entziehen. Bei Entzug einer für die Vertragserfüllung wesentlichen Capability wird der Nutzer unverzüglich informiert.

(3) Bestimmte Capabilities mit erhöhtem Schadenpotenzial (insbesondere superadmin und users.invite) erfordern eine aktive Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA). Ohne aktiven zweiten Faktor sind die betreffenden Endpoints technisch gesperrt (HTTP 403, Code MFA_REQUIRED).

(4) Plugin-Funktionen (z.B. TGA-Recherche, M365-Co-Pilot) können vom Verantwortlichen global oder pro Nutzer deaktiviert werden. Im Falle einer Deaktivierung wird ein Hinweis-Banner eingeblendet; bestehende Daten bleiben für den nach § 10 vorgesehenen Zeitraum verfügbar.

§ 9 KI-Funktionen — Pflichten des Nutzers

Die Nutzung KI-gestützter Funktionen (z.B. Recherche-Zusammenfassungen, Mail-Entwürfe, Volltext-Analysen, automatische CPV-Klassifikation) unterliegt folgenden Pflichten:

• Prüfpflicht: Jede KI-Ausgabe ist vom Nutzer fachlich zu prüfen, bevor sie in einen Vertragsabschluss, eine Vergabeentscheidung, eine bautechnische Anweisung oder eine externe Kommunikation einfließt.
• Drittwirkung: KI-generierte Inhalte, die Dritte erreichen (E-Mails, Briefe, Telegram-Nachrichten), tragen automatisch einen Hinweis-Footer gemäß Art. 22 DSGVO und werden nicht vollautonom versendet — der Nutzer muss vor Versand eine ausdrückliche Freigabe in der Approval-Inbox erteilen.
• Anonymisierung: Personenbezogene Daten werden vor Übermittlung an externe LLM-Provider (Scaleway, OpenAI, Anthropic) anonymisiert. Der Nutzer ist verpflichtet, keine zusätzlichen personenbezogenen Daten in eigene Prompts aufzunehmen, die nicht für die jeweilige Funktion erforderlich sind.
• Halluzinations-Risiko: KI-Ergebnisse können fehlerhaft, lückenhaft oder erfunden sein. Bei normbasierten Aussagen (DIN, VDE, HOAI) ist die Originalquelle einzusehen. IHE haftet nicht für Schäden, die ausschließlich auf ungeprüfter Übernahme von KI-Ergebnissen beruhen.
• Datenexport-Recht: Der Nutzer kann jederzeit über /portal/einstellungen/datenschutz eine maschinenlesbare Kopie aller seiner KI-Interaktionen anfordern (Art. 20 DSGVO).

§ 10 Beendigung des Vertragsverhältnisses

(1) Kündigungsformen. Das Vertragsverhältnis kann durch beide Parteien jederzeit ohne Angabe von Gründen schriftlich oder textförmlich (E-Mail an datenschutz@ihe.de) gekündigt werden. Sofortige Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(2) Selbstständige Beendigung durch Nutzer. Der Nutzer kann sein Konto unter /portal/einstellungen/datenschutz → „Konto löschen" eigenständig zur Löschung anfordern. Es gilt eine 14-tägige Bedenkzeit (cooldown_until), in der der Nutzer den Antrag widerrufen kann. Nach Ablauf wird die Löschung gemäß Phase 7 unseres Lösch-Workers vollzogen.

(3) Datenexport vor Beendigung. Der Nutzer wird vor jeder Löschung darauf hingewiesen, dass er einen vollständigen Datenexport (ZIP, JSON + Original-Dateien) anfordern kann. Der Export-Link ist 7 Tage gültig.

(4) Was geschieht mit den Daten?

• Hard-Delete (sofort, nicht wiederherstellbar): Profil-Avatar, hochgeladene CVs, persönliche Notizen, Mail-Token, MFA-Faktoren, AI-Chat-Historie.
• Anonymisierung (Daten bleiben strukturell, Identitätsbezug wird entfernt): Audit-Log-Einträge, Tender-Tracking-History, abgeschlossene Projektkommunikation. Ersetzung der user_id durch deterministischen Hash, Name → [gelöscht], E-Mail → deleted-{hash}@anonymized.local.
• Aufbewahrungspflichten (gesetzlich vorgeschrieben): Rechnungen und steuerlich relevante Belege bleiben gemäß § 257 HGB / § 147 AO 6 bzw. 10 Jahre gespeichert; sie werden anonymisiert, aber nicht gelöscht.

(5) Inaktive Konten. Konten ohne Aktivität über 24 Monate werden automatisch zur Löschung vorgemerkt. 60 Tage vor Vollzug erhält der Nutzer eine Warn-E-Mail mit Reaktivierungs-Link.

(6) Folgen. Nach Vollzug der Löschung erlöschen sämtliche Capabilities und Plugin-Zugänge. Vom Nutzer eingeladene Dritte bleiben unberührt; deren Konten und Daten bestehen unabhängig fort.

§ 11 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Gerichtsstand ist Passau. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, so bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen davon unberührt.

Änderungen dieser AGB werden den Nutzern mindestens 4 Wochen vor Inkrafttreten per E-Mail oder über die Consent-Wall mitgeteilt. Widerspricht der Nutzer der Änderung fristgerecht, gilt das Vertragsverhältnis zu den bisherigen Bedingungen bis zur nächsten ordentlichen Kündigungsmöglichkeit fort.